企業において社内不正が発覚した場合、迅速かつ適切な対応が求められます。不正の影響を最小限に抑え、信頼を回復するために以下のステップを踏むことが重要です。
1. 即時報告と対応チームの設置
社内で不正の兆候を発見した際は、直ちに上司やコンプライアンス担当部署に報告します。報告を受けた管理者は、即座に対応チームを設置し、事態の収拾に当たります。対応チームには、法務部門、内部監査部門、人事部門などの関係部署のメンバーを含めることが一般的です。必要に応じて外部の専門家（公認会計士、弁護士、フォレンジック専門家）も招集します。
2. 証拠の確保と保全
次に、証拠の確保と保全を行います。証拠となる書類やデータは改ざんされないように注意しながら、迅速に収集し、保管します。この段階での不正行為者への接触は避け、不正行為を隠蔽する時間を与えないことが重要です。
3. 内部調査の実施
証拠が確保できたら、内部調査を開始します。内部調査では、不正の内容や規模、関与者を特定するために詳細なヒアリングやデータ分析を行います。調査は客観性を保つため、外部の専門家、例えば公認会計士、弁護士、フォレンジック専門家を招くことも効果的です。特に公認会計士は、財務に関する不正の解明において重要な役割を果たします。
4. 関係者の一時的な業務停止
調査期間中、関与が疑われる従業員については、一時的な業務停止や出勤停止措置を講じることが適切です。これにより、不正行為の隠蔽や証拠隠滅を防ぎ、さらなる不正行為のリスクを防ぎます。
5. リスクの評価と緊急対応
不正行為による企業への影響を評価し、必要に応じて緊急対応を行います。例えば、財務的な損失が発生している場合は、即座に金融機関と連絡を取り、被害拡大を防ぎます。また、顧客や取引先に対して適切な説明を行い、信頼関係の維持に努めます。
6. 第三者委員会の設置
重大な不正行為や内部調査の信頼性に疑念が生じる場合には、独立した第三者委員会を設置することが検討されます。第三者委員会は、社外の専門家（弁護士、公認会計士など）によって構成され、客観的かつ徹底的な調査を行います。これにより、調査の透明性と信頼性を確保し、企業の信頼回復に寄与します。
7. 再発防止策の策定と実施
調査の結果を基に、再発防止策を策定します。内部統制の強化、監査体制の見直し、従業員教育の徹底などが含まれます。特に、内部通報制度（ホットライン）の充実を図り、従業員が不正の兆候を早期に報告できる環境を整えることが重要です。
8. 法的措置の検討
必要に応じて、不正行為者に対する法的措置を検討します。損害賠償請求や刑事告訴など、法的な対応を行うことで、再発防止と企業の信頼回復を図ります。
